Gudang Buku memiliki buku dan barang cetakan lainnya yang disimpan di tempat tertentu. Yang dapat menjadi member adalah masyarakat umum yang memenuhi syarat tertentu dan setiap anggota memiliki kartu anggota dengan masa keanggotaan tertentu dan dapat diperpanjang dengan memperbaharui persyaratan. Gudang Buku memiliki beberapa petugas untuk melayani :
1. Penyewaan buku
Termasuk dalam layanan ini adalah peminjaman dan pengembalian buku. Peminjam akan menyerahkan kartu member dan identitas buku yag akan dipinjam. Informasi identitas buku yang ada di Gudang Buku dapat diperoleh dari katalog atau dari daftar koleksi Gudang Buku. Petugas memasukkan data member ke sistem dan melakukan validasi keabsahan peminjaman tersebut. Apabila data member tidak ada, maka petugas akan memberikan informasi penolakan peminjaman. Data peminjaman buku disimpan di data transaksi peminjaman. Peminjaman buku maksimum 3 buah serta lama peminjaman 7 hari dan dapat diperpanjang. Pada tahap pengembalian buku, peminjam memberikan buku dan kartu anggota kepada petugas dan selanjutnya sistem akan melakukan pemeriksaan atas transaksi serta data anggota sebelumnya dan menghitung denda jika ada.
. Registrasi anggota
Termasuk layanan ini adalah untuk registrasi member baru atau registrasi ulang anggota lama yang telah habis masa keanggotaannya. Pada saat registrasi baru, member memasukkan persyaratan keanggotaan ke petugas untuk diproses selanjutnya oleh sistem dan akan mendapatkan kartu member jika telah memenuhi persyaratan. Pada saat registrasi ulang, member lama memperpanjang masa keanggotaannya dengan membawa persyaratan keanggotaan yang telah diperbaharui. Proses selanjutnya sama dengan registrasi bagi member baru.
3. Pendaftaran buku
• Setiap buku baru yang diperoleh dari bagian pengadaan akan diproses dan didaftarkan pada sistem, sebagai bukti penerimaan buku akan dibuat tanda terima buku. Berdasarkan data buku baru ini, member dapat meminjam buku tersebut dari katalog buku yang disediakan. Pada bagian ini dilakukan pula upaya pemeliharaan terhadap buku-buku yang lama yang telah dimiliki Gudang Buku. Kondisi buku dicatat, termasuk jumlah total buku, jumlah buku yang baik dan jumlah buku yang rusak atau hilang.
4. Pelaporan operasional
• Pelaporan operasional meliputi pelaporan transaksi yang terjadi (peminjaman atau pengembalian) serta pelaporan buku-buku yang dimiliki oleh perpustakaan. Laporan tersebut kemudian diberikan kepada pihak manajemen untuk diproses lebih lanjut.
Ruang Lingkup Proses:
o Sistem penyewaan barang
o Sistem Member
o Sistem pembayaran barang
